Vous avez des difficultés avec votre productivité au travail ? Voici quelques conseils, solutions et stratégies pour vous aider à travailler au mieux de vos capacités.
Il peut souvent être difficile de maintenir un niveau constant de productivité au travail. Parfois, vous vous sentez épuisé, stressé par votre charge de travail ou peut-être avez-vous simplement du mal à vous concentrer. Nous avons tous parfois des jours comme celui-ci, mais heureusement, il existe des moyens de surmonter ces problèmes.
Nous avons demandé à un certain nombre d’employés de l’industrie de la science et de la technologie quels étaient leurs conseils pour améliorer la productivité au travail. Voici quelques-unes de leurs solutions.
Planification INTELLIGENTE
Yahoo Zuoyun Jin dit qu’il utilise souvent la méthode des objectifs SMART pour planifier ses objectifs mensuels. SMART signifie Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Limité dans le temps, et est conçu pour aider un individu à fixer des buts et des objectifs de manière à obtenir de meilleurs résultats.
Spécifique fait référence aux objectifs exacts qui doivent être atteints et aux étapes nécessaires pour les atteindre. Mesurable est utilisé pour déterminer le montant qui doit être fait. Atteignable répond aux attentes réalistes de l’objectif. Pertinent fait référence à la raison pour laquelle l’objectif est atteint en premier lieu. Limité dans le temps, il examine comment l’objectif ou le projet doit être planifié afin de le terminer à temps.
En planifiant les objectifs en fonction des paramètres décrits dans l’acronyme SMART et en veillant à ce que l’objectif corresponde à chaque paramètre, on peut s’attendre à un degré de réussite plus élevé à long terme. Si votre objectif a été examiné à l’aide de chaque paramètre,
Stratégie des quatre D
La stratégie des quatre D est une tactique utilisée par PwC Shreya Aggarwal et de Bristol Myers Squibb Eimear Higgins pour hiérarchiser les tâches de travail et assurer une bonne gestion du temps. Les quatre D en question sont Do, Defer, Delegate et Delete.
En prenant un moment pour catégoriser les tâches selon ces termes, vous pouvez réaliser votre plein potentiel productif et éviter de perdre du temps et de l’énergie critiques. Examinez ce qui doit être fait et déterminez s’il s’agit de la priorité la plus élevée et s’il doit être terminé en premier (faire); si elle peut être retardée et complétée plus tard (différer); si cette tâche doit être confiée à quelqu’un d’autre (déléguer); ou si la tâche est inutile et peut être supprimée de votre planning (supprimer).
Le principe de Pareto (80/20)
Le principe de Pareto, également connu sous le nom de règle des 80/20, est une méthode utilisée par Anna Murphy, coach de succès chez Version 1. Cette méthode suggère que 80 % de votre réussite au travail proviennent de 20 % de vos tâches. la priorisation des tâches est de la plus haute importance. Comme le dit Murphy : « Il est essentiel de prioriser les tâches qui auront le plus d’impact sur votre productivité quotidienne ».
La boîte Eisenhower
Murphy utilise également la méthode Eisenhower Box – du nom du 34e Président américain et général de la Seconde Guerre mondiale, réputé pour sa productivité. Il s’agit « d’une simple grille à quatre quadrants qui aide les individus à gérer leurs tâches en fonction de leur urgence et de leur importance ».
Les quatre quadrants sont étiquetés comme suit : Important mais urgent, important mais pas urgent, urgent mais pas important, et pas important et pas urgent. En catégorisant les tâches selon ces quadrants, la productivité, le succès et la gestion globale du temps peuvent être grandement améliorés.
Listes et notes autocollantes
Une réponse courante lorsqu’on leur pose des questions sur les conseils de productivité, les listes sont un moyen simple mais efficace d’améliorer et d’augmenter la productivité. La valeur organisationnelle des listes n’est pas perdue pour Ciaran Chaney, responsable du lieu de travail et de l’informatique chez Personio, qui conseille de passer les 15 premières minutes de la journée à faire une liste de tâches afin de garder le contrôle de votre emploi du temps. De même, BT Ireland Moya Clarke suggéré que vous devriez garder une liste de choses à faire active tout au long de la journée.
Les notes autocollantes sont également une ressource utile, selon Stephen Fearon de Henkel Adhesive Technologies, qui les utilise comme liste de contrôle sur son tableau d’affichage au travail. “Chaque matin, je vérifie le tableau, enlève les tâches les plus importantes de la journée et les pose sur mon banc et j’essaie de les aborder une par une, en les broyant une fois que j’ai terminé. Tout ce qui n’est pas terminé est remis au tableau et prioritaire pour le lendemain.
Limiter les distractions
Les distractions au travail peuvent être un obstacle courant à la productivité, mais il existe des moyens de les réduire. Une distraction courante est les notifications constantes de divers canaux de communication, tels que votre téléphone ou votre e-mail.
Chaney, Murphy et Higgins ont tous suggéré de désactiver les notifications par téléphone ou par e-mail, afin que vous puissiez les consulter à des moments précis et éviter les interruptions lors de l’exécution des tâches.
Le simple fait de mettre des notifications sur “ne pas déranger” peut donner des résultats subtils mais efficaces et peut vous aider à vous concentrer pleinement sur vos tâches et à maintenir une concentration vitale tout au long de la journée.
Identification des temps de travail optimaux
Selon Chaney, identifier les moments où votre capacité de travail est optimale est essentiel pour assurer la productivité, tout en reconnaissant quand c’est juste une journée difficile pour vous et en l’acceptant.
“Tout le monde a du mal à se sentir improductif de temps en temps, et donc mon conseil numéro un est simplement d’accepter cela et de le prendre dans votre foulée”, a-t-il déclaré.
«Identifiez quand vous travaillez à votre capacité optimale et assurez-vous de travailler sur vos tâches et projets plus difficiles et plus longs pendant ces périodes. Ensuite, lorsque vous avez du mal à vous concentrer, acceptez qu’aujourd’hui n’est pas le jour où vous allez faire cette grande percée sur le projet sur lequel vous avez travaillé et concentrez-vous plutôt sur vos tâches “rapides”.
Temps passé loin du bureau
Enfin, un conseil fréquent pour ceux qui ont des problèmes de productivité est de simplement faire une pause et de s’éloigner du bureau pendant un moment. Une sortie rapide à l’extérieur pour respirer l’air frais ou un étirement des jambes peut vraiment améliorer votre capacité de productivité et vous rafraîchir l’esprit.
Personne ne peut rester assis à un bureau pendant huit ou neuf heures d’affilée et travailler à son plein potentiel. Trouver le temps de faire une pause est extrêmement important et vous sera bénéfique à la fois pendant les heures de travail et en dehors de votre horaire.
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